Bu basit değiştirmeyle verimliliği %40 artırın.

Günü dolu bir gelen kutusu ve zayıf bir satış günlüğüyle bitiriyordum. Notlarım sohbetlerde, kağıt üzerinde ve eski e-posta dizilerinde yaşıyordu. Bir müşteri fiyat teklifi ister, ben son mesajı arardım ve başka bir görev beklerdi. İş yoğundu. Sonuç pek değişmedi. Takas küçüktü. Her şeyi tek bir canlı satış kanalına taşıdım. Artık her ipucunu tek bir yerde tutuyorum. Bir sonraki işlemi, sahibini ve bir sonraki giriş tarihini yazıyorum. Bu tek hareket gürültüyü kesti. Sadece bir soruyu yanıtlamak için beş sekme açmayı bıraktım. Aramalara daha fazla, ayrıntılara daha az zaman harcadım. Birlikte çalıştığım küçük bir ekipte de aynı sorun vardı. Üç temsilci farklı not defterleri kullandı ve yönetici tekrar tekrar güncelleme istemek zorunda kaldı. Bir alışkanlığı değiştirdik. Her müşteri adayı aynı alanlarla paylaşılan bir sayfaya giriyordu. Birkaç hafta sonra ekip daha hızlı yanıt verdi, daha az sayıda takibi kaçırdı ve yönetici işlerini yaklaşık %40 oranında azalttı. Bu sihir değildi. Daha temiz bir akıştı. Eğer aynı türden bir değişim istiyorsanız buradan başlayacağım: 1. Her ipucunu tek bir yere koyun. 2. Her lidere bir sonraki eylem verin. 3. Listeyi her gün aynı saatte gözden geçirin. 4. Kullanmadığınız alanları kaldırın. Bu işe yarıyor çünkü tahmin etmeyi bırakıyorum. Artık neyin önemli olduğunu, neyin beklediğini ve neyin yanıtlanması gerektiğini biliyorum. Günüm daha hafif geçiyor ve ekibim daha net bir yola kavuşuyor. Satış işleriniz dağınık görünüyorsa, yeni bir araç eklemeden önce eski alışkanlığımı değiştirirdim. Temiz bir boru hattı, bir yığın nottan daha fazlasını yapabilir. Sürekli olarak seçtiğim değişiklik bu.

Farkında olmadan çok zaman kaybediyordum. Telefonum gözlerimi işten uzaklaştırmaya devam ediyordu. Bir mesaj sesi. Yeni bir e-posta. O an ihtiyaç duymadığım bir uygulamadan kısa bir uyarı. Her mola küçük görünüyordu. Her mola birkaç saniye sürdü. Günün sonunda kendimi hâlâ yorgun hissediyordum ama işimin yarısı olması gerekenden daha yavaş ilerliyordu. Yaptığım basit değişiklik şuydu: Gerekli olmayan bildirimleri kapattım ve mesajları kontrol etmek için iki zaman belirledim. Bu tek vardiya bana hızlı bir şekilde zaman kazandırdı. Yeni bir uygulamaya ihtiyacım yoktu. Programın tam olarak yeniden yapılandırılmasına ihtiyacım yoktu. Her küçük uyarının bir sonraki hamlemi belirlemesine izin vermeyi bıraktım. Günüm basit bir şekilde değişti. Telefonumu daha az açtım. Bir görevde daha uzun süre kaldım. Küçük işleri daha hızlı bitirdim çünkü zihnim ileri geri atlamıyordu. Gerçek bir örnek aklımda kalıyor. Geçen ay bir müşterim için ürün taslağı yazıyordum. Değişiklikten önce birkaç dakikada bir durup bir mesajı okuyor, bir notu yanıtlıyor ve ardından taslağa geri dönüyordum. Çalışma olması gerekenden çok daha uzun sürdü. Uyarıları kestikten sonra aynı taslağı tek bir sakin blokta yazdım. Daha sonra yine de mesajları kontrol ettim, ancak kendi şartlarıma göre kontrol ettim. Taslak daha kolay geldi. Başımın hafiflediğini hissettim. Bunu denemek istersen buradan başlarım. Şu anda önemli olmayan uyarıları kapatın. Yalnızca aramaları, acil iş mesajlarını veya gerçekten ihtiyacınız olan birkaç uygulamayı saklayın. Posta, sohbet veya sosyal uygulamaları kontrol etmek için günde iki kez seçim yapın. Birkaç gün bu saatlere sadık kalın. Zamanınızın nereye gittiğini izleyin. Bu değişikliği seviyorum çünkü normal hayatta işe yarıyor. Bir öğrenci ders çalışırken kullanabilir. Bir serbest çalışan, müşteri işlerini yürütürken bunu kullanabilir. Bir mağaza sahibi siparişleri yönetirken bunu kullanabilir. Bir ebeveyn ev görevlerini yerine getirirken bunu kullanabilir. Fikir basit. Daha az kesinti bana günüm üzerinde daha fazla kontrol sağlıyor. Ayrıca başka bir şey daha fark ettim. Her uyarıya tepki vermeyi bıraktığımda daha az hata yaptım. Daha az unuttum. Daha sonra daha az düzeltmeye ihtiyacım vardı. Bu, birçok insanın kaçırdığı kısım olan zamandan daha fazla tasarruf edilmesini sağladı. Zaman sadece anda kaybolmaz. Ayrıca geri dönmem, tekrar aramam, yeniden yazmam veya aceleye getirilen işi temizlemem gerektiğinde de kayboluyor. Hala telefonumu kullanıyorum. Hala insanlara cevap veriyorum. Hala bağlantıda kalıyorum. Bunu işime uygun bir şekilde yapıyorum, onu bozacak şekilde değil. Bu yüzden buna basit bir değişiklik diyorum. Küçük. Test edilmesi kolaydır. Aynı gün içinde size daha odaklanmış zaman kazandırabilir. Eğer gününüz kalabalık geçiyorsa, diğer her şeyi değiştirmeden önce bunu deneyebilirim. Gürültüyü azaltın. Her göreve kendi alanını verin. Benim gibi siz de zamandan tasarruf etmenin büyük bir plana gerek olmadığını görebilirsiniz. Bazen telefondaki sessiz bir ayarla başlar.

Daha fazlasını yapmak için daha fazla saate ihtiyacım olduğunu düşünürdüm. Sorun bu değildi. Günüm doluydu ama odaklanmam sürekli bozuluyordu. Bir sohbet mesajı açılacaktır. Daha sonra e-posta gönderin. Sonra başka bir görev. Bütün gün kendimi meşgul hissettim ama asıl önemli olan işler beklemeye devam etti. Günü uzun bir liste ve yorgun bir zihinle bitirdim. Bunu benim için değiştiren tek değişiklik basitti: Bütün gün mesajları kontrol etmeyi bıraktım ve onlara belirli yanıt süreleri verdim. Bu küçük değişiklik bana çok fazla ilgi gösterdi. Artık ana çalışma bloğumu e-posta ve sohbetten uzak tutuyorum. Mesajlara sabit iki saatte cevap veriyorum. Ayrıca yanımda kısa bir not tutarım, böylece yeni bir fikir veya görev ortaya çıktığında onu yazıp mevcut işime geri dönerim. Bu kulağa küçük geliyor. Benim için büyük bir fark yarattı. Birkaç hafta önce küçük bir çevrimiçi mağazanın ürün kopyası yazmasına yardım ediyordum. Bu değişiklikten önce mesaj açıyor, cevap veriyor ve taslaktaki yerimi kaybediyordum. Tekrar tekrar başlardım. İş yavaş ilerledi. Yanıt pencerelerini ayarladıktan sonra öğle yemeğinden önce on iki ürün açıklaması yazdım. Hala müşterilere cevap verdim. Hala soruları çözüyordum. Her on dakikada bir odağımı bozmayacak şekilde yaptım. İnsanların daha akıllı çalışın derken kastettiği şeyin bu olduğunu düşünüyorum. Bu sihir değil. Gün için daha iyi bir şekil. İşte kullandığım yöntem. - Sizi en çok uzaklaştıran kesinti kaynağını seçin Benim için e-posta ve sohbetti - Kontrol etmek için iki kısa zaman seçin Sabah geç vakitleri ve öğleden sonra geç vakitleri kullanırım - Başıboş düşünceler için bir not tutarım Görevleri, fikirleri ve hatırlatıcıları oraya yazarım - Size güvenen insanlara söyleyin Onlara biraz sonra cevap verebilirim ama yine de cevap veririm - Birkaç iş günü boyunca test edin Ruh halimin, hızımın ve çıktılarımın nasıl değiştiğini izledim - Size en çok yardımcı olan kısımları saklayın İşime uygun olana kadar saatleri ayarladım Bu Tweak iyi çalışıyor çünkü sürekli yeniden başlatmayı kesiyor. Her görev değiştirdiğimde biraz enerji kaybediyorum. Birkaç anahtar iyidir. Çok fazlası günün ağır geçmesine neden olur. Odaklanma bloğunu koruduğumda zihnim daha sakin oluyor ve önemli olan işlerin çoğunu bitiriyorum. Bu değişikliği de seviyorum çünkü dürüst. Her şeyi bir anda yapacağım iddiasında değilim. Daha iyi bir sipariş seçiyorum. Mesajlarla ilgileniyorum. Derin işler yapıyorum. Her birine kendi alanını veriyorum. Gününüz dağılmış gibi geliyorsa, sistemin tamamının elden geçirilmesine ihtiyacınız yoktur. Küçük bir sınır deneyin. Bir zaman bloğunu koruyun. Mesajların kısa bir süre beklemesine izin verin. Dikkatinizi dağıtan şeyleri yazın. Daha sonra önünüzdeki göreve dönün. Bu ince ayar çalışma şeklimi değiştirdi. Sizinkini de değiştirebilir.

Aynı modeli tekrar tekrar görüyordum. İş pek çok yerde yaşandı. E-postada bir görev vardı. Sohbette bir not kaldı. Bir dosya paylaşılan bir klasöre gömüldü. Ekibim aynı soruyu sormaya devam etti: "En son sürüm nerede?" Bu tür bir karışıklık insanları yavaşlatmaktan daha fazlasını yapar. Küçük hatalar yaratır. Birisi eski bir taslaktan çalışıyor. Bir başkası ise kendisine asla ulaşamayacak bir cevabı bekler. Gün kontrol etmek, kovalamak ve düzeltmekle geçiyor. Hayatı daha yoğun değil, daha basit hale getiren bir anahtarı tercih ederim. Ekibin işi, sahibini ve durumunu görebileceği bir yer arıyorum. Başlangıçtan itibaren doğal hissettiren bir kurulum istiyorum. Eğer insanlar başlamak için uzun bir rehbere ihtiyaç duyarlarsa, onu bir kenara iteceklerdir. Düzen temizse onu kullanırlar. Bu konuda benim düşüncem şöyle: - Ana işi ortak bir yerde tutun - Her göreve bir sahip verin - Bir sonraki adımı görmeyi kolaylaştırın - Herkesin okuyabileceği sade etiketler kullanın - İşin ilerlemesine yardımcı olmayan fazladan adımları kaldırın Bunu birlikte çalıştığım küçük bir tasarım ekibinde gördüm. İstekler için e-postayı, yorumlar için sohbeti ve son teslim tarihleri ​​için bir elektronik tabloyu kullanıyorlardı. Her hafta bir veya iki öğenin izini kaybediyorlardı. İlk bakışta hiçbir şey kırık gibi görünmüyordu ama boşluklar ortaya çıkmaya devam ediyordu. Her şeyi basit bir tahtaya taşıdılar. Değişim dramatik değildi. Kimse büyük bir dönüşümden bahsetmedi. İnsanlar "Bu nereye gitti?" diye sormayı bıraktılar. Günlük girişleri kısaldı. Tasarımcı, hesap lideri ve müşteri destek personeli aynı listeyi görebiliyordu. Bir dosya değiştiğinde yeni sürümü bulmak kolaydı. Bir görev tamamlandığında durum da onunla birlikte hareket ediyordu. Bu, güvendiğim türden bir anahtardır. Bunu genellikle sakin bir şekilde ortaya koyarım: - Bir ekip veya bir projeyle başlayın - Yalnızca şu anda önemli olan çalışmayı kopyalayın - İnsanlara nasıl görev ekleyeceklerini, durumu nasıl güncelleyeceklerini ve not bırakacaklarını gösterin - Gerekirse kısa bir örtüşme için eski süreci yakınınızda tutun - Neyin kafa karıştırıcı geldiğini sorun, sonra kısaltın İnsanların kaosu sevdikleri için değişime direnmediklerini öğrendim. Fazla çalışmaktan korktukları için direniyorlar. Yeni düzen ağır geliyorsa eski düzene geri dönecekler. Eğer hafif geliyorsa kullanmaya devam edeceklerdir. Bu yüzden tek işi iyi yapan araçları seviyorum. Daha az arama, daha az iş tekrarı ve daha az çapraz bağlantı istiyorum. Ekibimin asıl göreve daha fazla enerji harcamasını, onu çevreleyen yolda ise daha az enerji harcamasını istiyorum. İyi bir geçiş bir rahatlama hissi vermelidir. Süslü göründüğü için değil. Çünkü gürültüyü ortadan kaldırır. İş netleştiğinde ekip bunu hisseder. Ekip bunu hissettiğinde sürece güvenir. Süreç basitleştiğinde insanlar araçla mücadele etmeyi bırakıp onu kullanmaya başlıyor.

Verimliliğin daha uzun saatler çalışmaktan, daha fazla sekmeyi açık tutmaktan ve her şeyi kendim yanıtlamaktan kaynaklandığını düşünürdüm. Olmadı. Günümü değiştiren şey küçük bir değişimdi. Uzun sohbet başlıklarında tekrarlanan soruları ele almayı bıraktım ve ortak yanıtları tek bir kısa şablona ve paylaşılan bir nota taşıdım. Eser ortadan kaybolmadı. Tekrarlamak, kontrol etmek ve bitirmek çok daha hızlı hale geldi. Vurgulamak istediğim nokta bu: küçük bir değişiklik birçok sürtüşmeyi ortadan kaldırabilir. Bu sorunu sıklıkla görüyorum. İnsanlar aynı yerlerde zaman kaybediyorlar. Aynı metni tekrar tekrar kopyalıyorlar. Bulması kolay olması gereken dosyaları ararlar. Her seferinde araçlar arasında atlıyorlar ve odaklarını kaybediyorlar. Basit bir sistem olmadığı için aynı küçük hatayı düzeltmeye devam ediyorlar. Küçük bir çevrimiçi mağazaya yardım ettiğimde de aynı sorunu yaşadım. Sahibi müşterilerin sorularını tek tek yanıtlıyordu ve yanıtlar neredeyse her gün aynıydı. Gönderim, boyut, iade adımları, ödeme durumu. Alışılmadık bir şey yok, sadece sürekli tekrarlanan iş akışı. Bir takas önerdim: Sık sorulan sorulara kısa ve sade yanıtlar içeren paylaşılan bir yanıt sayfası. Sonuç basitti. Sahibi yazmaya daha az zaman harcadı. Cevaplar daha tutarlı görünüyordu. Takım daha az baskı hissetti. Sihir yok. Sadece daha az atık. İşte güvendiğim yöntem. 1. Sık sık tekrarlanan bir görev bulun. Tekrar gördüğümde içimi acıtan bir iş arıyorum. Genellikle başlamak için doğru yer burasıdır. 2. Fazladan bir adımı kaldırın. Her şeyi bir anda düzeltmeye çalışmıyorum. Bir gecikmeyi, bir tıklamayı, bir aramayı ya da tekrarlanan bir mesajı kesiyorum. 3. Tek bir anlaşılır şablon kullanın. Kısa bir format yardımcı olur. Basit bir yapıyı seviyorum: ne olduğu, ne yapılacağı, kime sorulacağı ve bundan sonra ne olacağı. 4. Aletleri tek bir yerde saklayın. Bir işi yapmak için üç sekmeye ihtiyacım varsa sürecin çok gevşek olduğunu biliyorum. Temiz bir kurulum, insanların beklediğinden daha fazla zaman tasarrufu sağlar. 5. Birkaç gün sonra sonucu kontrol edin. Daha az kafa karışıklığının, daha az hatanın ve insanlar arasında daha hızlı geçişin olmasını bekliyorum. Bu bana takasın saklanmaya değer olup olmadığını söylüyor. Bu tür değişiklikleri seviyorum çünkü gerçek işe saygı duyuyor. İnsanlardan mükemmel olmalarını istemez. Sadece yolu kısaltır. Bir tasarımcının dağınık dosya adlarını tek bir adlandırma kuralıyla değiştirdiğini gördüm. Bu küçük alışkanlık, doğru sürümü bulmak için harcanan zamanı kısalttı. Bir satış temsilcisinin birkaç iyi yazılmış mesaj bloğu için uzun özel yanıtları değiştirdiğini gördüm. Bu, takibi daha hızlı ve yönetmeyi kolaylaştırdı. Paylaşılan bir özet için bir ekibin rastgele toplantı notlarını değiştirdiğini gördüm. Ertesi gün daha az soru geldi. Benim görüşüm basit: Verimlilik çoğu zaman küçük yerlerde gizlenir. Her zaman büyük bir araca, tamamen yeniden yapılanmaya veya sıfırdan yeni bir plana ihtiyacınız yoktur. Bazen yalnızca daha iyi bir adıma ihtiyacınız vardır. Daha temiz bir format. Paylaşılan bir sayfa. Tekrarlanan çalışmayı ortadan kaldıran bir alışkanlık. Bu çizginin ardındaki fikri bu yüzden seviyorum: küçük takas, büyük verimlilik kazancı. Bana zor olanı kovalamadan önce kolay olanı aramamı hatırlatıyor. Bu makalenin içeriğiyle ilgili sorularınız için lütfen Wang ile iletişime geçin: info@ytdhtech.com/WhatsApp 13905357745.

Duhigg, Charles, 2016, Daha Akıllı Daha Hızlı Daha İyi Newport, Cal, 2016, Deep Work Allen, David, 2015, İşleri Bitirmek Sims, Jennifer, 2021, İşyerinde Kesintilerin Gizli Maliyeti Brown, Emily, 2020, Daha Hızlı Takip için Basit Bir Satış Hattı Oluşturmak Nguyen, Sarah, 2022, Paylaşılan Şablonlar Ekip Verimliliğini Nasıl Artırır