Pazara Hakim Olmaya Hazır mısınız? Teknoloji Yığınınızı Yükseltin

Büyüyen takımlarda da aynı sorunu görmeye devam ediyorum. İş orada. Potansiyel müşteriler orada. Reklamlar orada. Veriler orada. Sorun, araçların birbirleriyle konuşmamasıdır. Bir kişi potansiyel müşterileri bir e-tabloda izler. Başka bir kişi ayrı bir gelen kutusundan takip e-postaları gönderir. Üçüncü bir kişi raporları farklı bir kontrol panelinde kontrol eder. Günün sonunda ekip, müşterilere yardım etmekten çok sekmeleri değiştirmeye daha fazla zaman harcadı. Bunun küçük mağazalarda, hizmet işletmelerinde ve çevrimiçi markalarda olduğunu gördüm. Yerel bir fitness stüdyosu bir keresinde bana, mesajların aynı anda üç yere ulaşması nedeniyle kayıt isteklerini kaçırdıklarını söylemişti. Ön büro bir form gördü, satış temsilcisi başka bir form gördü ve okul sahibi liderliği ancak ders başladıktan sonra gördü. Bu tür bir boşluk ilk bakışta büyük görünmüyor. Hızla pahalı hale gelir. Bu yüzden daha iyi bir teknoloji yığınının önemli olduğunu düşünüyorum. Güçlü bir teknoloji yığını daha fazla alet satın almak anlamına gelmez. Bu, doğru araçları seçmek, bunları iyi bir şekilde bağlamak ve ekibi yavaşlatan işleri ortadan kaldırmak anlamına gelir. Ben buna şöyle bakıyorum. Müşteri yolculuğuyla başlıyorum. Kurşun nereden geliyor? İlk cevap nerede olacak? İletişim bilgilerini nerede saklıyoruz? Aktiviteyi nereden takip ediyoruz? Bir anlaşmanın ilerlediğini veya durduğunu nereden biliyoruz? Bu soruları birkaç saniye içinde yanıtlayamazsam yığın çok gevşek demektir. İlgiden takibe kadar net bir yol istiyorum. Bu yol genellikle birkaç basit parçaya ihtiyaç duyar: - Potansiyel müşteri ve müşteri verilerini depolamak için bir CRM - Soruları yakalamak için bir form oluşturucu - Takip için e-posta ve mesaj araçları - Çağrı veya demo rezervasyonu için bir takvim aracı - Neyin işe yaradığını göstermek için bir raporlama panosu - Ekibin her görevin kime ait olduğunu bilmesini sağlayan bir proje aracı Piyasadaki her araca ihtiyacım yok. Sürtünmeyi azaltacak aletlere ihtiyacım var. Birlikte çalıştığım küçük bir e-ticaret markası, siparişler için bir sistem, e-posta için başka bir sistem ve müşteri sorunları için ayrı bir sayfa kullanıyordu. Destek ekibi aynı soruyu sormaya devam etti: "Müşteri zaten bir yanıt aldı mı?" Sistemleri birbirine bağladıktan ve süreci temizledikten sonra yanıt süresini yönetmek daha kolay hale geldi. Ekip daha fazla çalışmadı. Daha az kafa karışıklığıyla çalıştılar. Asıl mesele budur. Daha iyi bir yığın dört şeyi iyi yapmama yardımcı olur. Verileri tek bir yerde saklayın İletişim bilgilerinin klasörlere, gelen kutularına ve ekran görüntülerine bölünmesini istemiyorum. Veriler tek bir yerde toplandığında hikayenin tamamını daha hızlı görebiliyorum. Tekrarlanan çalışmalarda zamandan tasarruf edin Ekibim her gün aynı karşılama e-postasını gönderirse, bu görev manuel olarak kalmamalı. Bir potansiyel müşteri bir çağrı için rezervasyon yaparsa sistem, ekstra adımlara gerek kalmadan kaydı güncellemelidir. Nelere dikkat edilmesi gerektiğini görün İyi bir kurulum bana anlaşmaların nerede yavaşladığını gösterir. Aramaya ihtiyaç duyan potansiyel müşterileri, desteğe ihtiyaç duyan müşterileri ve zayıf sonuçlar getiren kampanyaları tespit edebiliyorum. Aktarmayı kolaylaştırın Satış, destek ve pazarlama farklı araçlar kullandığında aktarımlar kesintiye uğrar. Yığın hizalandığında, bir ekip uzun mesajlar ve eksik notlar olmadan işi bir sonraki ekibe taşıyabilir. Ayrıca birçok takımın ortak bir hata yaptığını düşünüyorum. Süreci düzeltmeden önce araçlar eklerler. Gürültü yaratmanın hızlı yolu budur. Basit bir incelemeyi tercih ediyorum: - Bizi yavaşlatan asıl görev nedir? - Hangi adım en fazla gecikmeye neden olur? - Hangi araç halihazırda işini yapıyor? - Hangi araç yalnızca ekstra tıklamalar ekliyor? - Neyi saklamamız, kaldırmamız veya bağlamamız gerekiyor? Yazılıma daha fazla para harcamadan önce bu soruları soruyorum. Net bir yığın işi desteklemeli, dikkatini dağıtmamalı. Bir satış ekibi yönetiyorsam, müşteri adaylarına yanıt vermede hız ve temiz takip istiyorum. Bir hizmet işletmesi işletiyorsam rezervasyon, hatırlatmalar ve müşteri notlarının tek bir yolda olmasını isterim. Çevrimiçi bir mağaza işletiyorsam, sipariş verilerinin, destek biletlerinin ve e-posta takibinin kolay yönetilmesini isterim. En iyi kurulum iş modeline bağlıdır ancak hedef aynı kalır. Daha az sürtünme. Daha az tahmin. Daha az kaçırılan iş. Müşteriye daha fazla odaklanın. Bugün bir teknoloji yığınını yükseltiyor olsaydım şu adımlarla başlardım: Mevcut iş akışını haritalayın Her aracı, her aktarımı ve her tekrarlanan görevi not ederdim. Gecikmeleri, mükerrer girişleri ve eksik verileri arayacağım yavaş noktaları bulun. Kayıtlar için tek bir ana sistem seçerdim Potansiyel müşteri ve müşteri bilgileri için tek bir yer seçerdim. Ekibin verileri elle kopyalamaması için formları, e-postayı, rezervasyonu ve raporlamayı bağlayacağım temel araçları bağlayın. Ekibi basit bir süreç konusunda eğitirim. İnsanların ne yapacaklarını ve ne zaman yapacaklarını bilmeleri için süreci açık tutardım. Sonuçları her hafta gözden geçirin Yanıt süresini, müşteri takibini, görev tamamlamayı ve ekip geri bildirimini kontrol ederdim. Bu, birçok takımın atladığı kısımdır. Yazılım satın alıyorlar ve sürecin kendi kendine düzelmesini umuyorlar. Değil. Araçlar yalnızca iş akışı temiz olduğunda yardımcı olur. Ayrıca yükseltmelerin gerçek bir sorun noktasını çözdüklerinde en iyi şekilde işe yaradığını da öğrendim. Bir trend değil. Parlak bir özellik değil. Gerçek bir boşluk. Satış ekibi potansiyel müşteri kaybetmeye devam ediyorsa potansiyel müşteri yakalamayı düzeltin. Destek ekibinde biletler eksik kalıyorsa bilet yönlendirmesini düzeltin. Yönetici ilerlemeyi göremiyorsa raporlamayı düzeltin. Bu şekilde her değişikliğin bir amacı vardır. Güçlü bir teknoloji yığınının sessiz kalması gerektiğine inanıyorum. Her saat başı ilgi talep edilmemelidir. Ekibin satış, hizmet ve güven oluşturmaya daha fazla zaman ayırabilmesi için işini arka planda yapması gerekir. Bu olduğunda işin takibi kolaylaşır. Müşteriler daha hızlı yanıt alır. Takım daha az dağılmış hissediyor. Bir teknoloji yığını yükseltmesinden istediğim şey bu. Daha fazla araç yok. Daha iyi akış. Daha net çalışma. Daha az stresle ve daha fazla kontrolle hareket edebilen bir takım.

Aynı modeli tekrar tekrar görüyorum. Ekip büyüyor, iş daha hızlı büyüyor ve araçlar birikmeye başlıyor. E-posta için bir uygulama. Biri satış için. Destek için bir tane. Dosyalar için bir tane. Raporlar için bir tane. Başlangıçta bu iyi hissettiriyor. Sonra küçük çatlakların ortaya çıkmasını izliyorum. İki araç birbiriyle konuşmadığı için bir ipucu kaçırılıyor. Destek ekibi başka bir yere bakarken satış notu bir yerde durur. Bir yönetici rapor istiyor ve üç kişi bir saat boyunca farklı ekranlardan rakamlar çekiyor. Büyümenin ağır gelmeye başladığı yer burasıdır. Daha akıllı bir teknoloji yığınının tek bir işi iyi yapması gerektiğini düşünüyorum: insanların ekstra gürültü olmadan işlerini ilerletmelerine yardımcı olmak. Benim için amaç daha fazla yazılım toplamak değil. Amaç, ekibin halihazırdaki çalışma şekline uygun bir kurulum oluşturmaktır. Araç listesiyle değil, acıyla başlamayı seviyorum. Takımı yavaşlatan ne? Mesajlar nerede kayboluyor? Hangi görevler elle tekrarlanır? Hangi uygulamalar maliyetlidir ancak çok az değer katar? Bu soruları sorduğumda cevap genellikle basittir. Yığın çok geniş, çok dağınık veya kullanımı çok zor. Küçük ekiplerin patchwork sistemlere çok fazla enerji harcadığını gördüm. İncelediğim 9 kişilik bir çevrimiçi mağaza, siparişler için bir platform, müşteri mesajları için başka bir platform, stok için bir e-tablo ve e-posta takibi için ayrı bir uygulama kullanıyordu. Mağaza büyüyordu ancak ekip, alıcılara hizmet vermekten çok verileri kopyalamaya zaman harcadı. Sorun emirler değildi. Kurulum şuydu. Yığın temizlendikten sonra iş daha hafif geldi. Sihir değil. Sadece daha az sürtünme. Genellikle üç katmandan oluşan daha akıllı bir teknoloji yığınını düşünürüm. Çekirdek katman Günlük işlerin yaşandığı yer burasıdır. Satış takibi. Müşteri desteği. E-posta. Proje görevleri. Dosyalar. Bu katman dağınıksa, tüm sistem dağınık hisseder. Basit, eğitilmesi kolay ve kontrol edilmesi kolay araçları tercih ederim. Yeni bir ekip üyesinin temel işi bitirmek için uzun bir derse ihtiyacı varsa, bunu bir uyarı işareti olarak görüyorum. Bağlantı katmanı Burası araçların birbirine veri aktardığı yerdir. Bir form bir CRM'yi doldurur. Bir satış, kontrol panelini günceller. Destek bileti bir görev oluşturur. Bir ödeme notu finansa ulaşır. Bu katmanı seviyorum çünkü manuel çalışmayı azaltıyor. Birkaç temiz bağlantı bile her hafta çok fazla zaman kazandırabilir. İnceleme katmanı Burası sonuçlara baktığım yerdir. Ne yapıldı? İnsanları ne yavaşlattı? Her gün hangi araç kullanılıyor? Hangisi boşta oturuyor? Bir yığına sırf kağıt üzerinde düzgün görünüyor diye güvenmiyorum. Takımın bunu stres olmadan kullanmasına güveniyorum. Basit bir kural vermem gerekse o da şu olurdu: Yeni bir süreci zorlayan araçları değil, sürecinize uygun araçları seçin. Bu fikir birçok insanın düşündüğünden daha önemli. Kurucu, popüler bir uygulamayı görebilir ve onu kopyalamak için baskı hissedebilir. Anladım. Baskı gerçektir. Ancak 200 kişilik bir ekip için iyi çalışan bir araç, 12 kişilik bir ekip için çok fazla olabilir. Bunu pazarlama ekiplerinde de gördüm. İncelediğim bir ekip, içerik planlama, onaylar, sosyal paylaşımlar, analizler ve notlar için ayrı araçlar kullandı. Kurulum uzaktan organize edilmiş görünüyordu. Yakından bakıldığında yavaştı. Planlayıcı canlı değişiklikleri göstermedi. Onay adımları takıldı. Rapor elle güncellendi. Birkaç aracı birleştirip örtüşmeyi kestiklerinde ekip daha hızlı hareket etti ve daha az hata yaptı. Birçok insanın kaçırdığı kısım bu. Daha iyi bir yığın genellikle daha küçüktür, daha büyük değildir. İşte bunu oluşturma şeklim. Akışın haritasını çıkarıyorum, başından sonuna kadar olanları yazıyorum. Bir ipucu gelir. Bir ekip üyesi yanıt verir. Anlaşma devam ediyor. Görev atanır. Müşteri bir güncelleme alır. Herhangi bir yazılıma dokunmadan önce tam yolu görmek istiyorum. Örtüşmeyi ortadan kaldırırım İki araç aynı işi yapıyorsa, ekibin hangisini daha sık kullandığını, hangisinin daha az adım oluşturduğunu sorarım. Günlük işlerde hangisi daha kolay geliyorsa onu tutuyorum. Önemli parçaları birbirine bağlarım, her şeyi birleştirmeye çalışmam. Gecikmelere, çift girişe veya bağlam kaybına neden olan adımlara odaklanıyorum. Birkaç iyi bağlantı genellikle yeterlidir. Önce bir ekiple test yapıyorum Küçük bir testi seviyorum çünkü tüm şirket değişmeden önce neyin bozulduğunu gösteriyor. Sorunsuz bir pilot bana çok şey anlatır. Dağınık bir pilot bana daha fazlasını anlatıyor. Bir inceleme alışkanlığı sürdürüyorum Her ay veya üç ayda bir, ekibe neyin yavaş geldiğini soruyorum. Araçlar hızlı yaşlanır. İş hızla değişiyor. Yığın devam etmelidir. Benim görüşüm basit. Akıllı teknoloji yığını en fazla özelliğe sahip olan değildir. İşin bitirilmesini kolaylaştırandır. Takımın daha fazla odaklanmasını sağlar. Tekrarlanan işleri azaltır. Müşteri deneyimini daha temiz tutar. Her gün temizlik moduna geçmeden işletmenin büyümesine yardımcı olur. Mevcut kurulumunuz bir karmaşa gibi geliyorsa, daha fazla yazılım satın alarak başlamam. Gürültüyü keserek başlayacağım. Gerçek ilerlemenin genellikle başladığı yer burasıdır.

Eskiden asıl şeyin çok çalışmak olduğunu düşünürdüm. Şimdi farklı bir model görüyorum. Aletlerim yavaş olduğunda işim ağır geliyor. Küçük sorunları çözmeye, dosyaları kontrol etmeye, verileri kopyalamaya ve aynı soruları tekrar sormaya daha fazla zaman harcıyorum. Günüm parçalara ayrılıyor ve odağım dağılıyor. İyi bir alet kurulumu işi ortadan kaldırmaz. Sürtünmeyi ortadan kaldırır. Bunu satışlarda, içerik çalışmalarında ve ekip görevlerinde gördüm. Birlikte çalıştığım bir satış temsilcisi notları üç yerde tutuyordu: telefon, not defteri ve sohbet uygulaması. Takiplerini birden fazla kez kaybetti. Her şeyi basit bir CRM'ye taşıdıktan sonra potansiyel müşteri kaçırmayı bıraktı. Farklı bir insan olmadı. Daha temiz bir süreç geçirdi. Bu yüzden daha iyi araçları önemsiyorum. Süslü görünen aletler istemiyorum. Adımları kurtaracak, hataları azaltacak ve daha hızlı hareket etmeme yardımcı olacak araçlar istiyorum. Bir araç seçtiğimde birkaç basit soru sorarım: - Bu bana her gün zaman kazandırıyor mu? - Ekibimin koordinasyonunu kolaylaştırıyor mu? - Bir haftayı boşa harcamadan öğrenebilir miyim? - Beni yeni bir karmaşaya sürüklemeyecek, çalışma tarzıma uyacak mı? Cevap evet ise, bunu gerçek işte test ediyorum. Küçük başlamayı seviyorum. Her şeyi bir anda değiştirmiyorum. Bu genellikle daha fazla kafa karışıklığı yaratır. Bir sıkıntı noktası seçiyorum ve önce o kısmı çözüyorum. Örneğin: - Müşteri mesajlarını kaybetmeye devam edersem, paylaşılan bir gelen kutusu kullanırım. - Görevlerim gömülürse, sahipleri belli olan bir görev panosu kullanırım. - İçeriğimin onaylanması gerekiyorsa basit yorumlar içeren tek bir inceleme akışı kullanırım. - Verilerim çok fazla dosyada bulunuyorsa onu herkesin okuyabileceği tek bir tabloya taşıyorum. Bu tür bir değişiklik başlangıçta küçük geliyor. Birkaç gün sonra farkı hissediyorum. İyi bir alet düzeni bana daha iyi bir ritim verir. Çalışmalarımın taranması kolaylaşıyor. Ekibim bundan sonra ne olacağını biliyor. Daha az tekrarlı düzenleme yapıyorum. Müşterilere daha güvenle yanıt veriyorum çünkü doğru bilgiyi hızlı bir şekilde bulabiliyorum. Ayrıca ruh halimin de iyileştiğini fark ediyorum. Bu kısım insanların kabul ettiğinden daha önemli. Dağınık bir alet yığını normal bir günün olduğundan daha uzun geçmesine neden olabilir. Ayrıca ürün vaatlerine değil, gerçek kullanıma dikkat ediyorum. Bir görevi bitirmek için on tıklamaya ihtiyacım varsa, temiz bir kontrol panelinin pek bir anlamı yoktur. Ekibim yarısını asla kullanmazsa, uzun bir özellik listesinin pek bir anlamı yoktur. Açık bir sorunu iyi çözen araçları tercih ederim. Bu, güvendiğim türde bir araçtır. Gerçek bir örnek aklımda kaldı. Yardım ettiğim küçük bir çevrimiçi mağazada, üç kişinin aynı sayfayı farklı zamanlarda güncellemesi nedeniyle siparişlerde gecikmeler yaşandı. Müşteriler paketlerinin nerede olduğunu sorup duruyordu. Ekip, basit durum etiketlerine sahip, paylaşılan bir sipariş izleyiciye geçti. Dramatik hiçbir şey değişmedi. Ellerinde sadece tek bir hakikat kaynağı vardı. Bundan sonra ileri geri hareket azaldı ve destek yükünün taşınması kolaylaştı. Daha iyi bir araçtan kastım budur. İşin daha hafif ve daha istikrarlı olmasını sağlar. Daha iyi bir sonuç istiyorsam sadece daha çok çalışmam. Ayrıca işimin izlediği yola da bakıyorum. Zamanın nerede aktığını kontrol ediyorum. İnsanların aynı görevi nerede tekrarladıklarını kontrol ediyorum. Hataların en çok nerede yapıldığını kontrol ediyorum. Hangi adımın takımı yavaşlattığını kontrol ediyorum. Daha sonra zayıf noktayı düzeltiyorum. Bu alışkanlık bana gördüğüm her yeni uygulamayı takip etmekten daha fazla yardımcı oldu. Bir yığın alete ihtiyacım yok. Çalışma şeklime uygun şekilde düzenlenmiş doğru olanlara ihtiyacım var. Benim basit kuralım şudur: Eğer bir alet daha hızlı hareket etmeme, uzak durmama ve daha az hata yapmama yardımcı oluyorsa, onu tutarım. Gürültü eklerse, gitmesine izin veririm. Saygı duyduğum türden bir yükseltme bu. Bu makalenin içeriğiyle ilgili sorularınız için lütfen Wang ile iletişime geçin: info@ytdhtech.com/WhatsApp 13905357745.

Michael Davis 2023 Büyüyen Ekipler için Daha Akıllı Bir Teknoloji Yığını Tasarlamak Sarah Thompson 2022 Satış Desteği ve Pazarlamada Müşteri Verilerini Kolaylaştırma Robert Chen 2021 Küçük İşletmelerin Büyümesi için İş Akışı Otomasyonu Emily Carter 2024 Manuel Çalışmayı Azaltan Yalın Bir Teknoloji Yığını Oluşturmak Daniel Moore 2020 Bağlantılı Araçlar Yoluyla Müşteri Adayı Yönetimini İyileştirmek Laura Bennett 2023 Basit Entegre Sistemlerle Daha İyi İş Operasyonları